Hemat Menggunakan Peralatan dan Perlengkapan Kantor

Ketersediaan Alat Tulis Kantor (ATK) beserta peralatan operasional kerja lainnya berperan penting untuk memperlancar proses pekerjaan di suatu instansi. Apalagi kedua hal tersebut merupakan penunjang kegiatan administrasi yang berhubungan dengan kegiatan tulis menulis atau pengetikan. kekurangan peralatan dan perlengkapan kantor dapat berpengaruh terhadap produktivitas pegawai di instansi itu.

Kemajuan teknologi komputer mengurangi penggunaan ATK tertentu, seperti berkurangnya penggunaan pena, pensil, penghapus, dan lain-lain. Sedangkan beberapa ATK seperti kertas, tinta, paper clip, dan beberapa item lain merupakan ATK yang dipergunakan bersama-sama dengan perangkat komputer.

Penggunaan komputer dan juga printer yang semakin banyak juga membuat pengeluaran dari biaya listrik semakin meningkat. Belum lagi jika suatu kantor memiliki ruangan yang besar dan banyak, tentu membutuhkan sarana penerangan dan penyejuk udara yang memadai.

Untuk menghindari pemborosan di suatu instansi, harus ditumbuhkan kesadaran dan rasa memiliki pada perlengkapan dan peralatan tersebut. Dalam membelanjakan uang untuk membeli ATK  pun harus bijak. Jangan sampai membeli ATK yang sebenarnya tidak diperlukan sama sekali. Berikut langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk menghemat penggunaan perlengkapan kantor dan merawat peralatan-peralatan kantor:

Beli peralatan dan perlengkapan kantor sesuai kebutuhan

Untuk menghindari pemborosan disaat akan membeli peralatan dan perlengkapan kantor,  yang harus kita lakukan adalah menginventarisir semua kebutuhan kegiatan administrasi kantor khususnya kebutuhan tulis menulis di kantor. Dengan menginventarisir semua kebutuhan tersebut kita bisa menghitung berapa jumlah alat tulis kantor dan suplai alat tulis kantor yang dibutuhkan dalam jangka waktu tertentu.

Ketika akan membeli peralatan kantor harus disurvei terlebih dahulu, apakah produk yang akan dibeli memiliki daya tahan yang cukup baik. Akan lebih bijak bila anda membeli peralatan yang berharga mahal tapi tahan lama dari pada membeli produk murah, tapi berkualitas rendah dan mudah rusak dalam jangka waktu singkat.

Beri identitas pada perlengkapan masing-masing

Bukan berarti kita pelit sehingga tidak mau meminjamkan ATK kepada sesama teman. ATK yang dibeli kantor biasanya seragam wujudnya. Tidak jarang salah seorang teman meminjam pena sebentar saja, lalu ia lupa mengembalikannya. Karena wujud pena itu mirip, dan kebetulan teman kita itu lupa bahwa baru saja meminjam pena kepada kita menganggap bahwa itu pena miliknya. Parahnya lagi kita juga lupa telah meminjamkan pena kepada sang teman, dan keesokan hari merasa kehilangan pena itu. Karena merasa kahilangan kita pun meminta pena baru ke bagian perlengkapan ATK. Mungkin kita yang satu orang menganggap kehilangan satu pena itu biasa. Tapi tidak sedikit pula orang kehilangan pena di hari atau minggu itu seperti anda yang juga meminta pena baru ke bagian perlengkapan kantor.

Selain itu memberikan identitas pada perlengkapan memudahkan siapa saja untuk mengembalikan perlengkapan kantor tersebut kepada anda. Tidak jarang kita kehilangan pena karena terselip di salah satu berkas yang telah dibawa teman kita yang lain, atau pena kita terjatuh ke sela-sela meja/lemari yang akhirnya ditemukan tenaga cleaning service kantor ketika sedang membersihkan ruangan. Dan pena itu pun menemukan jalannya untuk pulang kepada anda.

Hematkan Penggunaan Kertas

Sebelum kita mengeprint pekerjaan, alangkah baiknya kita teliti tulisan kita satu persatu. Baru kita print. Jika dokumen yang kita print itu sifatnya tidak resmi dan berupa pengetahuan, atau sedang dianalisis, akan lebih baik kita mengeprint kertas timbal balik. Yang awalnya harus menggunakan 50 halaman, dapat menjadi 25 halaman. Jika ingin lebih irit lagi, anda bisa memblok seluruh tulisan anda, lalu ubah font huruf menjadi ukuran yang lebih kecil setidaknya sampai batas mata anda sanggup membacanya, lalu perkecil margin (batas kiri dan kanan) kertas cetakan anda. hal ini cukup mengurangi penggunaan kertas jika anda sedang membuat suatu konsep yang masih harus dicoret-coret sebelum tulisan yang telah sempurna anda serahkan kepada atasan anda.

Selain itu, jika anda ingin memberikan dokumen kepada salah satu rekan anda, kirimkan saja dalam bentuk file melalui e-mail, atau dicopy saja melalui flashdisk, jangan dicetak (jika teman anda tidak mempermasalahkannya). Bila perlu suatu instansi menerapkan sistem surat elektronik untuk seluruh divisi, hingga ke level atasan pun melakukannya. Atasan yang berada di luar kota tetap dapat mengontrol hasil kerja pegawai melalui gadget (misalnya smartphone) yang mereka miliki karena dokumen itu telah dikirimkan via e-mail dan dilihat atasan melalui gadgetnya itu.

Lakukan penghematan listrik

Salah satu cara yang  dapat anda lakukan adalah dengan cara menggunakan komputer maupun printer seperlunya. Matikan saja jika anda tidak mempergunakannya dalam waktu yang cukup lama.  Anda  pun dapat menyetel komputer dengan mode hemat energi untuk menghemat ketika mengopperasikannya.

Cara lain yaitu jika hari cukup terang, matikan saja beberapa lampu yang menyala, buka tirai jendela agar cahaya matahari dari luar menerangi suasana di ruangan anda. dan jika hari cukup sejuk, tidak salah rasanya anda mematikan pendingin ruangan anda, lalu membuka jendela agar sirkulasi udara diruangan anda menjadi lebih segar.

Gunakan Laptop dan Proyektor

Penggunaan komputer desktop cukup banyak menggunakan listrik. Laptop mengkonsumsi listrik lebih sedikit dan juga ruang yang lebih lapang. Jika suatu saat ada rencana pengadaan perangkat komputer baru, mungkin lebih baik membeli laptop dari pada komputer desktop. Dengan catatan penggunaan laptop harus sesuai ketentuan dan jangan berlebihan. Bila perlu beli kipas pendingin khusus laptop agar umur ekonomis laptop itu terjaga.

Penyampaian informasi, bahan diskusi atau notulen hasil rapat akan lebih baik dilakukan dengan memanfaatkan layar dan proyektor daripada menggunakan hasil cetak (print-out). Cara demikian disamping dapat menghemat pemakaian kertas, juga menghemat pemakaian energi, karena konsumsi energi laptop jauh lebih sedikit bila dibandingkan dengan menggunakan komputer desktop. Keuntungan lain, jika terdapat koreksi atau tambahan terhadap bahan yang disampaikan bisa langsung dilakukan pada saat itu.

Beli perangkat pengaman tambahan

Seringkali peralatan elektronik kantor cepat rusak karena listrik tidak stabil. Selain merusak peralatan tersebut, juga berbahaya bagi keamanan kantor. Maka dari itu sebaiknya peralatan listrik kantor diamankan dengan cara menambahkan perangkat Stavolt yang berfungsi sebagai alat yang menstabilkan voltase listrik kantor anda. selain anda dapat menambahkan UPS sebagai penyimpan daya sementara yang dapat digunakan untuk semua perangkat komputer. Sehingga ketika arus listrik putus, anda dapat terus bekerja sebentar sambil menunggu listrik hidup, karena tak jarang listrik putus hanya sebentar lau hidup kembali. Jika listrik dianggap akan mati cukup lama, matikan saja komputer yang hidup lalu tunggu hingga listrik hidup kembali. Jangan sampai karena ini menyebabkan perangkat komputer rusak dan menyebabkan pengeluaran tambahan untuk mengganti atau memperbaikinya.

Jangan beli jika masih bisa diperbaiki

Hindari terlalu sering membeli produk-produk baru untuk peralatan kantor. Apabila kerusakan peralatan tidak terlalu parah, bukankah lebih baik diperbaiki saja. Akan tetapi jika biaya perbaikan cukup tinggi, barulah anda memikirkan rancana penggantian unit yang lebih baru.

Demikianlah beberapa langkah penghematan yang dapat dilakukan di instansi tempat anda bekerja. Semoga berguna untuk anda semua.