Tindakan dan Etika ketika mengikuti Meeting Online

Pandemi Corona memaksa penduduk dunia berdiam di rumah dan membatasi aktivitas sosial, bahkan untuk pergi ke tempat kerja. Dalam menyikapi kebijakan perusahaan tersebut sebagian orang pasti akan merasakan perbedaan pola kerja melalui tatap muka dengan melalui media online.

Pemerintah mengumumkan kebijakan untuk melakukan segala aktivitas dari dalam rumah. Termasuk diantaranya bekerja dari rumah atau sekarang lebih dikenal dengan Work From Home (WFH). Dengan munculnya kebijakan tersebut, bukan berarti WFH kita menjadi tidak produktif dan membuat kita bermalas-malasan. Bahkan dengan adanya kebijakan tersebut, kita sebagai warga negara dapat mengambil banyak sisi positif dari WFH ini. Selain waktu berkumpul dengan keluarga menjadi lebih banyak, tentu saja dalam hal pekerjaan kita dapat mengasah skill dikala WFH ini.

WFH bisa dilakukan secara efektif dan efisien apabila ada rasa tanggungjawab yang sama antara pegawai, dimana masing-masing harus saling memahami mengenai kondisi saat ini dengan memberikan performa terbaik meskipun bekerja ditempat yang berbeda.

Kewajiban untuk WFH karena pandemi Corona menyebabkan mayoritas rapat dilakukan secara online, namun masih banyak orang yang belum paham etika meeting online. Pada dasarnya, etika yang diperlukan saat meeting online kurang lebih sama dengan meeting biasa. Hanya saja dikarenakan meeting online cenderung diadakan di rumah, mungkin terdapat kesulitan untuk menempatkan diri seperti ketika berada di kantor.

• Mempersiapkan Perangkat Komunikasi Online

Meeting atau Rapat online dapat menggunakan berbagai perangkat seperti Personal Computer (PC), Smartphone, maupun Smart TV. Untuk keperluan pekerjaan, penulis lebih merekomendasikan menggunakan PC.

Mengapa PC? Rapat menggunakan Smartphone cenderung membuat kita tidak fokus karena seringkali saat meeting muncul notifikasi dari aplikasi lain. Belum lagi tiba-tiba ada panggilan masuk, serta gangguan lainnya. Ukuran smartphone yang kecil dan fleksibel membuat kita bisa membawa kesana-kemari bahkan anda bawa sambil berbaring, apakah baik dilihat semua orang?

Smart TV merupakan salah satu perangkat yang cukup baik untuk melakukan rapat online, akan tetapi dapat membuat kita bersikap terlalu santai seperti sedang menonton TV.

Menggunakan PC akan lebih mudah jika anda ingin mengakses file maupun melakukan presentasi. Lagipula anda akan berposisi duduk yang lebih baik dan enak dilihat oleh sesama rekan kerja.

• Mempersiapkan Konektivitas

Jaringan yang stabil sangat berperan penting ketika melakukan rapat online. Jika sinyal kurang baik, anda dapat mempersiapkan alternatif jaringan yang memungkinan meeting tidak ada hambatan.

Berhubung kuota data yang cukup besar selama meeting online, anda juga harus bijak menggunakan dan mempersiapkan paket data anda. Jangan sekedar mencari paket data unlimited, tapi kecepatan transfer data malah terganggu.

• Menyediakan tempat yang tepat

Persiapkan tempat untuk rapat yang nyaman dan enak dilihat oleh semua peserta rapat. Pilih ruangan atau tempat yang kurang dari gangguan. Tidak harus dengan tampilan berlebihan, dinding yang polos bukan menjadi masalah asalkan selama meeting tidak terjadi gangguan yang berarti

• Berpakaian yang rapi dan tepat

Meskipun anda WFH, bukan berarti anda bisa abaikan hal ini. Berpakaian yang rapi dan sopan merupakan kepribadian kita. Menggunakan kemeja atau batik menunjukkan sisi profesional kita. Setidaknya menggunakan baju kaos berkerah akan terlihat lebih nyaman daripada anda menggunakan pakaian sehari-hari di rumah yang cenderung tidak rapi. Pada kasus tertentu, pakaian yang digunakan

• Persiapkan Konsumsi seperlunya

Jangan menyediakan makanan yang berat selama meeting, seperlunya saja dengan tidak mengganggu selama kegiatan berlangsung. Rasa haus adalah hal yang wajar selama meeting. Lebih disarankan menyiapkan air putih di gelas biasa saja daripada anda menyiapkan minuman kemasan atau minuman berwarna yang akan menyebabkan terganggu fokus peserta yang lain.

Akan tetapi sebelum meeting disepakati dulu, karena adakalanya peserta bisa sefleksibel mungkin selama kegiatan berlangsung boleh memakan cemilan ringan, dan lain-lain. Sedapat mungkin makan disaat waktu istirahat yang disepakati. Jika dalam rapat sedang berlangsung, bagi anda yang mengalami gangguan lambung atau memang harus makan obat karena sakit,  anda dapat berpaling sedikit atau mematikan kamera dan audio untuk sementara ketika akan menyantap makanan dan minuman maupun meminum obat.

• Bijak mengaktifkan/menonaktifkan audio dan video

Ketika sedang ada yang berbicara atau bahkan memberikan presentasi, pastikan pengaturan microphone anda sedang dalam keadaan diam/mute. Aktifkan hanya saat diperlukan, karena gangguan suara di sekeliling kita bisa mengganggu peserta rapat yang lainnya. Pengaturan video pun bila kondisi tertentu dinonaktifkan, dan jangan terlalu lama sehingga kita dianggap tidak mengikuti rapat karena tidak terlihat oleh peserta lainnya

• Tepat Waktu

Meskipun diadakan secara online, jangan sampai terlambat untuk join meeting. Usahakan join lebih awal ketika meeting akan dimulai

• Menyimak materi Rapat

Rapat online sering membuat kita tidak fokus, untuk itu anda harus benar-benar menyimak materi rapat sehingga anda memahami materi dan kegiatan tersebut tidak sia-sia.

• Bertutur kata sopan selama meeting

Ketika kita mendapat kesempatan berbicara, gunakan olah verbal yang baik dan tidak menyinggung peserta rapat. Kondisi yang berjauhan tidak akan seakrab bertemu secara fisik. Usahakan tidak memotong pembicaraan orang lain. Saling menghargai sangat penting di sini.

• Bersikap baik saat harus keluar / log out di saat yang tidak terduga

Meski kegiatan rapat sudah dipersiapkan dengan baik, adakalanya anda harus  log out  karena hal tidak terduga sehingga tidak bisa mengikuti rapat pada saat Atertentu. Untuk itu anda lebih baik sampaikan permisi mengunakan pesan chat private melalui aplikasi yang sedang berjalan kepada pimpinan meeting, setelah anda mendapat izin dari pimpinan, anda dapat sampaikan izin log out kepada seluruh peserta melalui chat umum pada aplikasi tersebut.

Rapat online yang baik akan menghasilkan produk rapat yang baik pula berupa keputusan atau kesepakatan. Peran serta dan sikap yang baik selama rapat online akan memberi rasa nyaman dan fokus kepada semua peserta. Jangan mentang-mentang di rumah, anda justru bersikap seenaknya saja.