Sudah Amankah File Ketikan Anda?

Biasanya seseorang akan panik ketika kehilangan file ketikan di saat diperlukan untuk suatu pekerjaan yang mendesak. Padahal file itu sangat urgen baginya. Mungkin sebagian besar pembaca pernah mengalami hal ini, tidak terkecuali penulis sendiri.

Penulis pernah mengalami pengalaman yang tidak menyenangkan karena kehilangan file ketikan, yaitu di saat penulis sedang menyusun skripsi. Padahal penulis telah bersusah payah mengetik dan mengeditnya berulang-ulang. Kejadiannya terjadi beberapa tahun yang lalu, dan kesalahan bukan karena kelalaian penulis, akan tetapi kerusakan pada harddisk komputer, dan file yang tersimpan di harddisk tersebut tidak ada yang dapat penulis selamatkan.  Beruntung sebagian yang telah penulis ketik pernah penulis simpan di flashdisk dan skripsi yang sudah direvisi sudah penulis print, sehingga penulis tidak sepenuhnya mengulang dari awal pengetikan tersebut.

Meskipun komputer telah kita amankan sedemikian rupa, kerusakan hardware tetaplah bukan di bawah kuasa manusia. Penulis selama ini merasa aman karena antivirus selalu update, komputer menggunakan UPS dan Stavolt, penambahan fan agar cpu maupun monitor tidak terlalu panas, penggunaan komputer tidak memakan waktu terlalu panjang, akan tetapi itu bukan jaminan perangkat tidak akan mengalami kerusakan.

Akan tetapi kehilangan file ketikan bukan hanya disebabkan kerusakan perangkat tetapi bisa juga karena faktor virus, tangan-tangan jahil, bahkan keteledoran kita sendiri. Terkadang seseorang sering takabur, ketika memiliki perangkat yang terbilang bermerk atau harganya cukup mahal sebagai jaminan, bahwa perangkat tersebut akan aman dalam jangka panjang, akan tetapi dari sudut pandang penulis, hal-hal di luar perkiraan tetap saja bisa terjadi. Karena pada intinya segala ciptaan manusia tidak ada yang sempurna, karena kesempurnaan hanya milik Allah SWT.

Mengingat dan memperhatikan pengalaman penulis tersebut, penulis ingin berbagi sejumlah trik kepada pembaca untuk mengamankan file ketikan yang penting diantaranya sebagai berikut:

1. Gunakan perangkat  yang berkualitas

Perangkat komputer / Laptop yang berkualitas tetap merupakan salah satu tahapan penting dalam menyimpan file ketikan. Meski penulis sampaikan pengalaman di atas, bahwa penulis telah mempergunakan perangkat dengan sebaik-baiknya, tetap saja mengalami kerusakan, bukan berarti poin ini harus diabaikan.

2. Gunakan password pada komputer anda

Apabila komputer tersebut merupakan milik pribadi, sebaiknya memasang password, agak komputer kita tidak diganggu oleh tangan jahil. Bukan hanya oleh yang berniat tidak baik terhadap anda saja yang memungkinkan file anda hilang, bisa juga oleh hal-hal yang tidak terduga. Misalnya ada anak kecil yang bermain-main di komputer anda tanpa terpantau oleh anda. Bahkan binatang peliharaan pun bisa membuat anda bermimpi buruk, sebagai contoh, ketika anda asyik mengetik, namun tiba-tiba anda ingin ke toilet atau ingin membuat segelas kopi, tanpa anda sadari binatang peliharaan anda (contoh: kucing) melompat di papan keyboard yang tanpa sadar ia ikut “mengetik” atau bahkan menghapus file anda.

3. Konversikan dalam bentuk RAR atau ZIP

Satu atau lebih dari satu file dapat di konversikan dalam bentuk RAR atau ZIP dengan menggunakan aplikasi WINRARR atau WINZIP. Aplikasi ekstraksi ini cukup baik didalam menghindarkan dokumen hilang karena virus. Beberapa virus sering menyerang file document yang bisa membuatnya rusak atau hilang sama sekali. Akan tetapi file dalam bentuk RAR atau ZIP biasanya selalu aman dari serangan virus yang menyerang dokumen tersebut.

4. Pergunakan aplikasi security

Bila perlu, anda dapat mempergunakan aplikasi tertentu agar dokumen anda menjadi aman. Apalagi komputer dipergunakan secara bersama-sama, tentunya kemungkinan file ketikan kita diotak-atik orang lain semakin besar. Anda dapat mempergunakan aplikasi yang dapat menjaga keamanan dokumen anda dari gangguan tangan yang jahil. Banyak aplikasai folder security yang bersifat free di internet. Anda dapat menggunakan bantuan google untuk mencarinya.

5. Gunakan media penyimpanan eksternal

Media penyimpanan eksternal ini bisa saja dengan menggunakan CD/DVD, FlashDisk, Harddisk Eksternal, dan lain-lain. Sebaiknya anda menyimpan file tersebut pada media berbeda-beda, sehingga apabila salah satu media mengalami masalah, anda masih memiliki back-up nya.

Apabila anda memiliki smartphone, apa salahnya anda juga menyimpannya di smartphon anda tersebut. Lagipula berbagai gadget sebagian besar didukung software yang dapat digunakan juga sebagai media ketik layaknya komputer.

6. Manfaatkan sarana penyimpanan di dunia maya

Anda dapat menyimpan dokumen di dunia maya bila diperlukan, apakah itu menggunakan media e-mail, blog pribadi, web hosting, dropbox, google drive, skydrive, dan lain-lain. Sehingga ketika di saat tertentu, ketika mendadak anda membutuhkan file tersebut, akan mudah anda ambil kapanpun juga. Tentunya dengan ketersediaan perangkat komputer/laptop dengan dilengkapi fasilitas internet.

7. Percepat waktu Auto Recover

Pada program Microsoft Word, Excel, dan lain-lain terdapat fasilitas Auto Recover. Auto Recover ini berfungsi untuk memberikan perintah menyimpan di saat anda sedang mengetik. Hal ini terasa sangat berguna terutama bagi yang tidak memiliki UPS, bahkan ketika program tersebut hang dan mengeluarkan peringatan not rensponding. Jadi ketika listrik mati, dan anda mengktifkan lagi komputer anda lalu membuka program Ms. Word anda, akan muncul menu file recovery di sisi kiri Ms. Word anda yang berisi file sementara yang anda ketik sebelum komputer anda mati atau hang.

Untuk mempercepat waktu Auto Recover, caranya : Pada Ms. Word pada menu file, lalu pilih menu option, pilih tab save, beri tanda centang pada pilihan “Save Auto Recover information every” dan pada “Keep the last autosaved version if I close without saving”. Anda dapat mengeset waktu auto Recover tersebut pada waktu yang paling cepat yaitu 1 menit. Sehingga setiap satu menit anda mengetik Ms. Word anda akan langsung melakukan perintah penyimpanan tersebut.

Perlu diketahui, pastikan speed komputer atau RAM PC anda memungkinkan hal ini. Karena apabila RAM anda lemah, maka setiap menit melakukan saving komputer bisa mendadak respond komputer anda lambat beberapa detik.

8. Cetak / Print File yang dianggap sangat penting

Langkah antisipasi manual tetap diperlukan untuk menjaga keselamatan ketikan. Sehingga apabila langkah-langkah diatas telah dilaksanakan, tapi tetap ada saja kendala, file yang telah dicetak menjadi satu-satunya cara menjaga ketikan tersebut. Jadi apabila file tersebut rusak, anda dapat mengetikkannya kembali dari awal bermodalkan hasil cetak tersebut.

9. Jangan gunakan perangkat komputer di saat cuaca buruk

Hal ini merupakan potensi bahaya yang cukup tinggi pada kerusakan perangkat komputer anda. Bukan hanya komputer, peralatan elektronik apapun di rumah anda yang masih menyala ketika cuaca buruk sebaiknya di non-aktifkan. Karena jika terjadi petir kuat, buka tidak mungkin akan membahayakan perangkat elektronik yang anda miliki, termasuk membahayakan keselamatan anda sendiri.

Dengan anda membaca sejumlah tips di atas, jangan ada lagi alasan kehilangan file ketikan di kemudian hari, kecuali anda tidak mengikuti tips di atas. Semoga berguna untuk kita semua.